Document des conditions générales

Praesenti @ Stelune SPL – Rue de Tubize 1, 1480 Saintes – TVA : BE0842801029 – Compte Bancaire : BNP PARIBAS BE51 0016 6142 2262

1. Activités autorisées

1.1.

Praesenti @ Stelune SPL loue des salles:

– contre paiement

– à des tiers

– pour des activités socio-culturelles, éducatives et des activités de détente.

1.2.

La salle louée peut être utilisée pendant la période couverte par le contrat.

Le client ne reçoit en aucun cas de clé des bâtiments/salles.

Si vous travaillez avec l’un des traiteurs de notre liste: La remise de la clé et sa restitution se feront en concertation avec le traiteur coopérant.

S’il n’y a pas de coopération avec l’un des traiteurs de notre liste : aucune clé ne sera remise et Praesenti sera lui-même responsable de l’ouverture et de la fermeture des bâtiments aux heures spécifiées dans l’offre/le contrat.

1.3.

Le nombre maximum de personnes admises collectivement sur le site est de 500 personnes.

Celles-ci sont réparties comme suit par salle, conformément aux règles de sécurité :

Le puits de Sainte Renelde: 125 personnes (A)

L’épicurienne: 253 personnes (B)

La pétillante: 75 personnes (C)

A + B + C + = 425 personnes

Célesta: 192 personnes

Dans l’offre et/ou le contrat, il est convenu du nombre de personnes que vous attendez pour votre événement sur la base du formulaire de demande. Ce nombre ne peut être dépassé de plus de 10 personnes (adultes + enfants) par rapport au nombre indiqué.

2. Demande

La procédure de demande se compose de quelques étapes:

2.1.

Le locataire envoie le formulaire de réservation, clairement rempli et signé, au moins 4 semaines (*) avant l’activité à Praesenti @ stelune SPL ou par e-mail [email protected]

(*) sauf pour les réservations de tables funéraires

2.2.

Praesenti @ stelune SPL vérifie si votre demande est complète et répond aux activités et conditions autorisées.

2.3.

Praesenti @ stelune SPL vérifie si la date demandée est toujours disponible.

2.4.

Le locataire recevra une invitation pour un rendez-vous pour une discussion plus approfondie.

2.5.

La confirmation de la réservation a lieu après approbation du devis et contrat établi et après paiement par le locataire de l’acompte de 30% du montant total avec référence: avance «nom» – «nom » de la salle – date.

Le locataire est toujours l’interlocuteur direct. Il est interdit de soumettre une demande par une personne intermédiaire ou d’une organisation intermédiaire.

 

3. Annulation

L’annulation de la réservation doit être communiquée à Praesenti @ stelune SPL par lettre recommandée ou par e-mail.

En cas d’annulation, les règles suivantes s’appliquent :

– Plus de (>) 12 mois avant la date prévue : l’acompte sera reversé au locataire, à l’exception de 100,00 euros de frais de dossier.

– Moins ou égal à (<) 12 mois et plus de (>) 1 mois avant l’événement prévue, l’acompte ne sera pas remboursé.

– Pour une annulation inférieure ou égale à (<) 1 mois avant l’activité prévue, le montant total de l’offre ou donc 100% du montant sera retenu par Praesenti.

4. Prix

4.1 Garantie

La caution s’élève à la moitié du solde en euros convenu dans le contrat.

4.2 Loyer

Le prix de location est un prix de location convenu dans le contrat et valable pour la période et les services spécifiés dans le contrat.

4.3 Frais d’occupation

Si la salle louée n’est pas libérée à l’heure convenue et que la période de location est donc dépassée, Praesenti a le droit de stocker les marchandises restantes ailleurs pendant le temps de la collecte. Pour cela, le locataire doit s’acquitter d’une redevance de 150 euros par jour pour retirer les biens. Après 7 jours, Praesenti a le droit de retirer définitivement la marchandise sans aucun inconvénient pour le locataire.

4.4 Révision des prix

Dans la mesure où certains contrats sont signés plus de 6 mois avant la date de la prestation et en raison de la forte fluctuation des prix des matières premières, Praesenti se réserve le droit d’appliquer une révision de prix sur la base de la condition suivante et ce jusqu’à 6 mois avant la date de l’événement.

Si les prix des matières premières (carburant, gaz, électricité, …), des produits (produits d’entretien, papier toilette, sacs poubelle, …), des matériaux, … augmentent d’un minimum ou de plus de 5% du prix d’achat (prix HTVA) entre la date de signature et la date de l’événement, cela sera facturé au client avec un maximum de 5% des prix HTVA. Le client en sera informé par écrit.

5. Paiement

5.1 Garantie/caution

Le locataire verse le somme la caution au plus tard le jour du règlement du solde, avec la référence: caution – «nom de famille» – «nom» de la salle – date.

Si la caution n’a été versé dans ce délai, la location ne peut pas continuer et, si souhaité, une nouvelle demande doit être faite dans les mêmes conditions applicables à l’article 2 de l’application.

Après le contrôle final, Praesenti @ stelune SPL peut:

– retenir la caution en tout ou en partie en cas de non-respect de ce règlement et/ou le contrat;

– libérer la caution au moyen d’un remboursement (cela ne se produit qu’après réception totale du solde de la facture).

5.2 Solde des prix de l’offre.

Le solde du prix de location prédéterminé dans le contrat, les offres et éventuellement les addendum doit être payé au plus tard 30 jours avant la date de l’activité.

5.3 Remboursement de l’acompte et paiement d’autres frais

La caution et les autres compensations seront réglées dans les 14 jours suivant l’activité, moyennant quoi le brasseur, tout dommage et / ou ordre et l’indemnité d’occupation seront réglés. Le locataire / organisateur recevra une facture de Praesenti @ stelune SPL. Celle-ci doit être payé dans les 7 jours après réception de la facture. Tous les paiements doivent être effectués sur le numéro de compte de Praesenti @ stelune SPL.

5.4 Paiement négligent

En cas de non-paiement par le client, un intérêt de huit pour cent (8%) par an sera dû au propriétaire à partir de la date d’échéance de la facture et sans mise en demeure préalable. Chaque rappel de paiement que le propriétaire doit envoyer entraînera également des frais administratifs de 25€ par rappel.

6. Accords pratiques

Client : Le client déclare qu’il est le seul et véritable locataire de l’immeuble. Toute location pour le compte d’autrui n’est pas autorisée.

Activité : Le propriétaire autorise le client à utiliser le bâtiment pour l’activité décrite dans l’offre et le contrat. Le client n’est pas autorisé à utiliser le bâtiment pour une activité autre que celles communiquées au propriétaire, ou pour un nombre de personnes supérieur à celui indiqué (voir point 1.3)

Responsabilité : Le locataire s’occupe de la préparation de la salle, des fournitures de matériel. L’installation et les livraisons ne peuvent être effectuées que pendant les périodes de location de la salle. Cela n’est pas possible à d’autres moments car la salle peut être utilisée par d’autres locataires et parce que Praesenti @ stelune SRL n’a pas d’espace de stockage pour le matériel.

Il est interdit d’entrer dans la salle louée avant la période de location. Ou de entrée dans des salles non loué.

Le client est entièrement et uniquement responsable de l’usage qu’il fait du bâtiment. Le client est responsable du matériel apporté dans le bâtiment par les fournisseurs ou les participants. Le client est responsable de tout dommage

– Sur ou autour du bâtiment (par exemple, bris de verre)

– sur ou vol du contenu du bâtiment

– Aux alentours, y compris les biens (in)mobiliers de la commune de Tubize, le parking ou la nature environnante.

– En raison de nuisances de voisinage ou de nuisances sonores

– à la suite de toute pollution ou contamination

Le propriétaire a le droit de retenir la caution en cas de dommage, sans préjudice du droit de prouver un dommage plus important.

7. Responsabilité

7.1 Ordre, sécurité, interdiction de fumer, prévention des incendies

Le locataire surveille strictement et est responsable de:

– respect strict de la capacité maximale de visiteurs;

– respect des réglementations applicables (y compris d’ordre public et de sécurité);

– respect de l’interdiction de fumer : Il est interdit de fumer à l’intérieur du bâtiment. Le client veillera à ce qu’aucun mégot de cigarette ne soit laissé à l’extérieur dans le jardin, les sentiers, le parking, etc ;

– Le client doit veiller à une consommation normale d’alcool et est responsable des conséquences d’une consommation excessive d’alcool pour les participants ;

– le commerce et/ou la consommation de drogues sont interdits ;

– éviter les nuisances sonores dans et autour des salles louée;

– éviter les incendies et autres dommages;

– toutes les issues de secours et l’éclairage de secours doivent être efficacement maintenus dégagés pendant les activités; En cas d’incendie, d’explosion ou de tout autre danger, le client doit appuyer sur les boutons d’alarme, évacuer complètement le bâtiment et contacter les services d’urgence. Il est interdit d’appuyer sur les boutons d’alarme sans raison ;

– Respect de l’interdiction d’utiliser des bouteilles de gaz et de faire un feu ouvert;

– l’interdiction d’utiliser des clous, des ongles de pouce et du ruban adhésif ou d’écrire sur les murs, cloisons, fenêtres et portes;

– les salles qui ne sont pas réservées ne peuvent pas être entrées;

– aucune activité commerciale ne peut être menée sans l’autorisation de praesenti.

– il est interdit de camper ou de passer la nuit dans les bâtiments, le jardin, les voitures, les caravanes ou les mobile homes;

– aucune modification ne peut être apportée aux installations existantes sans l’autorisation exceptionnelle de Praesenti;

– permettre aux chiens ou autres animaux de se déplacer librement;

– il est interdit d’endommager ou d’enlever des plantes et / ou des arbres;

– utilisation correcte de la salle louée et des matériels et équipements mis à disposition.

Les mineurs sont toujours sous la surveillance du locataire.

Accès / arrêt de l’activité: chaque utilisateur doit se conformer à ces règlements d’utilisation et le contrat. En cas de récalcitrance ou de non-respect de ces réglementations ou contrat, Praesenti @ stelune SRL peut refuser tout accès à l’infrastructure sans devoir au client une quelconque compensation et / ou faire appel à la police. L’utilisateur doit s’assurer que les visiteurs respectent également la réglementation. Seules les parties ouvertes et réservées des salles de l’infrastructure sont accessibles à l’utilisateur et au public et ce uniquement par les entrées prévues à cet effet. Les zones techniques sont accessibles que au traiteur coopérant que sont connu sur notre site web ou par Praesenti lui-même.

Le propriétaire a le droit d’entrer dans le bâtiment à tout moment, même avant, pendant ou après l’activité.

Toute réclamation est à la charge du locataire.

Praesenti ne peut être tenu responsable des accidents résultant de l’utilisation des infrastructures et des hébergements existants.

Le client/locataire est responsable de tout accident pouvant survenir dans, autour ou dans le bâtiment du fait de l’activité. Le client est seul responsable de tout accident sur le parking et de tout dommage causé aux véhicules ou autres moyens de transport des participants ou des fournisseurs. Le client est seul responsable de l’entrée de ses participants ou de toute tierce personne, y compris les fournisseurs, dans le bâtiment et le terrain.

En cas de plainte auprès de la police concernant l’activité, le propriétaire a le droit de déduire 100€ de la caution, sans préjudice du droit de réclamer une compensation plus élevée.

7.2 Quitter la salle louée

Le locataire surveille strictement et est responsable de:

– remettre tous les matériaux (tables, chaises, vaisselle, couverts, électroménagers…) à leur place d’origine;

– la propreté et le nettoyage de tout le matériel louée(tables, chaises, vaisselle, couverts, comptoir, réfrigérateurs, électroménagers …);

– la propreté et le nettoyage du sol des espaces loués et des sanitaires (balayés);

– fermer toutes les fenêtres et portes;

– l’extinction de tout éclairage (s’ils savent être utilisés par le client) ;

– éteindre tous les appareils électriques;

– enlever toutes décorations;

– emporter les bouteilles vides, les cartons et tous les autres déchets (intérieurs et extérieurs) qui sont la propriété du loueur ;

7.3 Dommages aux locaux ou au matériel

Toute irrégularité ou dommage doit être signalé à Praesenti @ Stelune SPL dans les plus brefs délais par e-mail: [email protected]

Tout dommage, quelle qu’en soit la nature, sera à la charge du locataire.

7.4 Rémunération équitable / SABAM / obligations juridiques

Tous les frais supplémentaires, tels que les taxes sur les divertissements, la juste compensation et les droits d’auteur (SABAM), sont entièrement à la charge du locataire.

Pour plus d’informations sur une compensation équitable, veuillez visiter www.bvergoed.be.

Le client est seul responsable de toute obligation en matière de droit du travail, d’assurance, de droit social ou fiscal à l’égard des fournisseurs et du personnel utilisé pendant l’activité.

7.5 Assurances

Le locataire n’est pas tenu de présenter un police d’assurance responsabilité civile et contractuelle pour l’utilisation de la salle louée. Praesenti @ Stelune SPL a souscrit cette forme d’assurance pour le complexe événementiel.

Il est fortement recommandé de vérifier auprès de votre compagnie d’assurance si vous êtes suffisamment couvert en cas de dommages physiques et matériels.

 

8. Inventaire du matériel et contrôle

Le jour de l’événement, le locataire recevra une liste des équipements disponibles. Sur cette liste sera noté également la valeur de remplacement, qui est facturée si le locataire doit causer des dommages à ce matériaux.

Les vérifications que la salle et le matérielle mis à disposition soit rendu comme convenu sont effectuées par Praesenti.

Le consommateur accepte les conclusions pris par Praesenti. Si l’utilisateur toutefois préfère une conclusion contradictoire, les dispositions nécessaires doivent être prises avec Praesenti. La détermination doit être faite dans un court délei de temps après l’utilisation de la salle afin que les réservations ultérieures ne sont pas compromises.

9. Commentaires et médias sociaux

Si le client n’est pas satisfait du bâtiment ou de l’infrastructure, il doit en faire part au propriétaire. Le client doit s’abstenir de tout commentaire subjectif sur les médias sociaux ou les sites web.

10. Résiliation et litiges

Tout manquement de la part du locataire par rapport aux conditions ci-dessus donne le droit à

Praesenti @ stelune SPL de résilier le contrat sans aucune compensation pour le locataire.

Les litiges à cet égard relèvent des tribunaux du Brabant wallon.