ALGEMENE VOORWAARDEN

Praesenti @ Stelune SPL – Rue de Tubize 1, 1480 Saintes – TVA : BE0842801029 – Compte Bancaire : BNP PARIBAS BE51 0016 6142 2262

Document algemene voorwaarden

1. Toegelaten activiteiten

1.1.

Praesenti @ Stelune SRL verhuurt zalen :

– tegen betaling

– aan externen

– voor socio-culturele, vormende activiteiten en ontspannende activiteiten.

1.2.

De gehuurde zaal mag gebruikt worden tijdens de overheen gekomen periode in het contract.

De klant zelf zal nooit een sleutel van het gebouw/de zaal ontvangen.

Indien samengewerkt wordt met één van de traiteurs van onze lijst : De afgifte van de sleutel en het terug geven ervan zal in samenspraak gebeuren met de samenwerkende traiteur.

Indien niet samengewerkt wordt met één van de traiteurs gvan onze lijst : wordt er geen sleutel afgegeven en zal Praesenti zelf instaan voor het openen en sluiten van de gebouwen op de overheen gekomen uren in de offerte/contract.

1.3.

Het maximaal aantal toegelaten personen gezamenlijk ter plaatse is 500 personen.

Deze worden als volgt verdeeld per zaal volgens de veiligheisvoorschriften:

Le puits de Sainte Renelde : 125 personen (A)

L’épicurienne : 253 personen (B)

La pétillante : 75 personen(C)

A+B+C+ = 425 Personen

Célesta : 192 personen

In de offerte en/of contract wordt overeen gekomen hoeveel personen u verwacht op uw evenement aan de hand van het aanvraag formulier. Dit aantal mag maximaal overschreden worden met 10 personen (volwassenen + kinderen) ten aanzien van het opgegeven aantal.

2. Aanvraag

De aanvraagprocedure bestaat uit enkele stappen:

2.1.

De huurder bezorgt het reservatieformulier, duidelijk leesbaar ingevuld en ondertekend, minstens 4 weken(*) voorafgaand aan de activiteit aan Praesenti@stelune SRL of via e-mail [email protected]

(*) uitgezonderd reservaties voor koffietafels

2.2.

Praesenti@stelune SRL controleert of uw aanvraag volledig is en voldoet aan de toegelaten activiteiten en voorwaarden.

 

2.3.

Praesenti@stelune SRL controleert of de gevraagde datum nog vrij is.

2.4.

De huurder ontvangt een uitnodiging voor een afspraak voor verdere bespreking.

2.5.

Bevestiging van de reservatie gebeurt na goedkeuring van de opgemaakte offerte, contract en nadat de huurder het voorschot van 30% op het totale bedrag met als referentie: voorschot “familienaam” – “naam” zaal – datum voldaan heeft.

3. Annulatie

Een annulering van de reservatie dient te worden doorgegeven per aangetekend schrijven of via mail.

Bij annulatie gelden de volgende regels:

• Meer dan (>) 12 maand voor datum : Het voorschot zal terug aan de huurder worden overgemaakt, uitgezonderd 100,00 euro administatiekosten.
• Minder of gelijk aan (<) 12 maand en meer dan (>) 1 maand vóór de geplande activiteit, zal het voorschot niet teruggestort worden.
• Bij een annulatie minder of gelijk aan (<) aan 1 maand vóór de geplande activiteit zal het totale bedrag van de offerte of dus 100% van het bedrag ingehouden worden door Praesenti.

4. Prijzen

4.1 Waarborg

De waarborg bedraagt  de helft van de huurprijs in euro overeen gekomen in het contract.

4.2 Huur

De huurprijs is een huurprijs overeengekomen in het contract en dit geldend voor de periode en diensten gespecifieerd in het contract staan.

4.3 Bezettingsvergoeding

Indien de gehuurde zaal niet op het afgesproken tijdstip vrijgegeven is en dus de huurtermijn overschreden wordt, heeft Praesenti het recht de over gebleven goederen ergens anders te stockeren in tussentijd van ophaling. Hiervoor dient de huurder een vergoeding van 150 euro per dag te betalen tot ophaling van de goederen. Na 7 dagen heeft Praesenti het recht om de goederen definitief te verwijderen zonder enig nadeel naar de huurder.

4.4 Prijsherziening

Mits sommige contracten meer dan 6 maand voor prestatie datum worden vastgelegd en door de zeer fluctuerende grondstofprijzen behoudt Praesenti zich het recht om een prijsherziening toe te passen op basis van de volgende voorwaarde en dit tot maximum 6 maand voor de datum van het evenement.

Indien de prijzen van grondstof goederen (stookolie, gaz, electricteit, …), producten (onderhousproducten, wc papier, vuilzakken,…), materialen,… in aankoopprijs met een minimum of meer dan 5% (prijzen excl BTW) zouden stijgen tussen de datum van ondertekening en de datum van het evenement dan wordt dit in rekening gebracht van de klant met een max. van 5% op de prijzen excl. BTW. De klant wordt hier schriftelijk van de op de hoogte gesteld.

5. Betaling

5.1 Waarborg

De huurder betaalt de waarborg ten laatste op de dag van het voldoen van het saldo, met als referentie: waarborg -“familienaam” – “naam” zaal – datum.

Indien er geen waarborg binnen deze termijn betaald werd, kan de verhuur niet doorgaan en moet er indien gewenst een nieuwe aanvraag gebeuren met dezelfde voorwaarden geldend in artikel 2 aanvraag.

Na de eindcontrole kan Praesenti@stelune SPL:

– de waarborg geheel of gedeeltelijk inhouden omwille van het niet naleven van dit reglement en/of het contract;

– de waarborg vrijgeven door terugstorting (dit gebeurt pas na ontvangst van de huurprijs en

evt. vergoedingen en betaling van de eindafrekening).

 

5.2 Saldo offerteprijs.

Het saldo van de offerteprijs vooraf bepaald in het contract en de offertes en eventuele addendums dienen betaald te zijn ten laatste 30 dagen vóór de datum van de activiteit.

 

5.3 Terugbetaling waarborg en betaling andere vergoedingen

De waarborg en andere vergoedingen worden binnen de 14 dagen na de activiteit afgerekend, waarbij brouwer, eventuele schade en/of netheids- en bezettingsvergoeding wordt verrekend. De huurder/organisator ontvangt hiervan een factuur vanwege Praesenti@stelune SRL. Deze moet betaald worden binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Alle betalingen dienen te gebeuren op rekeningnummer van Praesenti@stelune SPL.

5.4 Nalatige betaling

Ingeval van nalatige betaling door de klant zal de klant vanaf de vervaldatum van de factuur en zonder enige voorafgaande ingebrekestelling een interest van acht procent (8%) per jaar verschuldigd zijn aan de eigenaar. Elke betaalherinnering die de eigenaar dient te sturen resulteert bovendien in een administratieve kost van 25€ per herinnering.

 

6. Praktische afspraken

Klant : De klant verklaart dat hij de enige en echte huurder is van het gebouw. Enige huur in opdracht van anderen is niet toegelaten.

Activiteit : De eigenaar staat de klant toe om het gebouw te gebruiken voor de activiteit zoals omschreven in de offerte en het contract. Het is de klant niet toegestaan om het gebouw te gebruiken voor enige andere activiteit dan meegedeeld aan de eigenaar, of voor meer personen dan opgegeven (zie punt 1.3)

Verantwoordelijkheid : De huurder zorgt zelf voor het klaarzetten van de zaal, leveringen van materiaal. Het

klaarzetten en de leveringen kunnen alleen gebeuren tijdens de periodes dat de zaal gehuurd werd. Op andere tijdstippen is dit niet mogelijk omdat de zaal mogelijks in gebruik is door andere huurders en omdat Praesenti@stelune SRL geen stockageruimte heeft voor materiaal.

Het is verboden de gehuurde zaal te betreden vóór de verhuurtermijn. Of gebruik te maken van niet gehuurde ruimtes.

De klant is integraal en uitsluitend verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt van het gebouw. De klant is verantwoordelijk voor het materiaal dat de leveranciers of deelnemers meebrengen naar het gebouw. De klant is verantwoordelijk voor enige schade :

• Aan of rond het gebouw (o.a. glasbraak)
• Aan of diefstal van de inboedel van het gebouw
• Aan de omgeving waaronder (on) roerende goederen van de gemeente Tubize, parking of omliggende natuur
• Ten gevolge van burenhinder of geluidsoverlast
• Ten gevolge van enige vervuiling of verontreiniging

De eigenaar heeft het recht de waarborg in te houden wanneer zich enige schade voordoet, onverminderd het recht om enige grotere schade te bewijzen.

 

7. Aansprakelijkheid

7.1 Orde, veiligheid, rookverbod, brandpreventie

De huurder ziet strikt toe op en is verantwoordelijk voor:

– strikte naleving van de maximale capaciteit van bezoekers;

– de naleving van de geldende regelgeving (o.m. inzake openbare orde en veiligheid);

– de naleving van het rookverbod : Roken in het gebouw is verboden. De klant ziet erop toe dat er geen sigarettenpeuken buiten in de tuin, wandelpaden, parking, … worden achter gelaten;

– de klant ziet toe op  een normaal drankgebruik en is verantwoordelijk voor de gevolgen van overmatig drankgebruik voor de deelnemers;

– drugs verhandelen en/of gebruiken is verboden;

– het vermijden van geluidsoverlast in en rondom de gehuurde zaal;

– het vermijden van brand en andere schade;

– alle nooduitgangen en noodverlichtingen dienen effectief worden vrijgehouden tijdens de activiteiten; ingeval van brand, explosie of enig andere gevaar, zal de klant de alarmknoppen induwen, het gebouw volledig ontruimen en de hulpdiensten contacteren. Het indrukken van de alarmknoppen zonder enige reden, is niet toegestaan;

– het naleven van het verbod om gasflessen te gebruiken en een open vuur te maken;

– het verbod om nagels, duimspijkers en plakband te gebruiken en te schrijven op de muren, wanden, vensters en deuren;

– niet gereserveerde lokalen mogen niet betreden worden;

– er mogen geen handelsactiviteiten uitgeoefend worden zonder toestemming van praesenti.

– het is verboden te kamperen of de nacht door te brengen in de gebouwen, de tuin, auto’s, caravans of woonwagens;

– aan bestaande installaties mag niets gewijzigd worden zonder uitzonderlijke toestemming van Praesenti;

– honden of andere dieren vrij te laten rondlopen;

– het is verboden planten en/of bomen te beschadigen of weg te nemen;

– een correct gebruik van de gehuurde zaal en de ter beschikking gestelde materialen en apparaten.

 

Minderjarigen staan steeds onder toezicht van de huurder.

Toegang / stopzetting activiteit :  Elke gebruiker dient dit gebruikersreglement en het contract na te leven. Bij weerspannigheid of niet naleving van dit reglement of het contract kan het Praesenti@stelune SRL de verdere toegang tot de infrastructuur ontzeggen zonder aan de klant enige schadevergoeding verschuldigd te zijn en/of een beroep doen op de politiediensten. De gebruiker dient ervoor te zorgen dat de bezoekers eveneens het reglement en het contract naleven. Alleen de opengestelde en gereserveerde zalen van de infrastructuur zijn toegankelijk voor de gebruiker en het publiek en dit uitsluitend via de daartoe bestemde ingangen. De technische ruimtes zijn uitsluitend toegankelijk voor de samenwerkende traiteur indien deze gekend is op onze website of door Praesenti zelf.

De eigenaar heeft te allen tijde het recht om het gebouw te betreden, ook voor, tijdens of na de activiteit.

Praesenti kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen ten gevolge van het gebruik van de aanwezige infrastructuur en accommodatie.

De klant/huurder is verantwoordelijk voor enige ongevallen die zich voordoen in, rond of aan het gebouw naar aanleiding van de activiteit. De klant is als enige verantwoordelijk voor enige ongevallen op de parking en schade die aan de voertuigen of ander vervoersmiddel van de deelnemers of leveranciers zou worden aangericht. De klant is als enige verantwoordelijk voor zijn deelnemers of enige derden, waaronder leveranciers, die het gebouw en het terrein betreden.

Eventuele klachten vallen onder de verantwoordelijkheid van de huurder.

Ingeval van enige klacht bij de politie naar aanleiding van de activiteit, heeft de eigenaar het recht 100€ van de waarborg in te houden, onverminderd het recht om een hogere schadevergoeding te eisen.

 

7.2 Verlaten van de gehuurde zaal

De huurder ziet strikt toe op en is verantwoordelijk voor:

– het plaatsen van alle materialen (tafels, stoelen, vaatwerk, bestek, apparaten…) op hun oorspronkelijke plaats;

– de netheid en reiniging van alle gehuurde materialen (tafels, stoelen, vaatwerk, bestek, toog, frigo’s, apparaten…);

– de netheid en reiniging van de vloer van de gehuurde ruimtes en het sanitair (geveegd);

– het sluiten van alle ramen en deuren;

– het doven van alle verlichting (indien deze door de klant kunnen bediend worden);

– het uitschakelen van alle elektrische apparaten;

– het weghalen van eventuele versieringen, decoratie;

– het meenemen van lege flessen, karton en alle andere afval die eigendom zijn van de huurder (binnen en buiten);

7.3 Schade aan de ruimtes of het materiaal

Elke onregelmatigheid of schadegeval moet zo snel mogelijk kenbaar gemaakt worden aan Praesenti @ Stelune SRL via mail: [email protected]

Elke beschadiging, van welke aard ook, zal aangerekend worden aan de huurder.

 

7.4 Billijke vergoeding / SABAM /rechtelijke verplichtingen

Alle bijkomende vergoedingen, zoals de belastingen op de vermakelijkheden, de billijke vergoeding en de auteursrechten (SABAM), zijn volledig ten laste van de huurder.

Voor meer informatie betreffende billijke vergoeding kan u terecht op www.bvergoed.be.

De klant is als enige verantwoordelijk voor enige arbeids-, verzekerings-, sociaal- of fiscaalrechtelijke verplichtingen ten aanzien van leveranciers en personeel dat wordt ingeschakeld tijdens de activiteit.

 

7.5 Verzekering

De huurder is niet verplicht om een verzekeringspolis inzake burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid voor te leggen voor het gebruik van de gehuurde zaal. Praesenti @ Stelune SPL heeft deze vorm van verzekering afgesloten voor het evenementencomplex.

Het is stellig aangeraden om samen met u verzekeringmaatschappij na te kijken of u voldoende gedekt bent ingeval van lichamelijke en materiële schade.

 

8. Inventaris materiaal en controle

Op de dag van het evenement krijgt de huurder een lijst van het beschikbare materiaal. Op deze lijst staat ook de vervangingswaarde vermeld, die aangerekend wordt als de huurder schade zou toebrengen aan deze materialen.

De controle op het net en correct achterlaten van de ruimtes en toebehoren gebeurt door Praesenti.

De verbruiker verklaart zich akkoord met de bevindingen opgesteld door Praesenti. Verkiest de gebruiker echter een tegensprekelijke vaststelling dan dienen hiervoor de nodige afspraken gemaakt te worden met Praesenti. De vaststelling dient te gebeuren binnen kort tijdsbestek na het gebruik van de zaal zodat de volgende reservaties niet in het gedrang komen.

 

9. commentaren & sociale media

indien de klant ontevreden zou zijn over het gebouw of de infrastructuur, dan zal hij de eigenaar hierover feedback geven. de klant onthoudt zich van enige subjectieve commentaar op sociale media of websites.

 

10. Verbreking en betwistingen

Elke tekortkoming vanwege de huurder ten opzichte van de bovenvermelde voorwaarden geeft Praesenti@stelune SRL het recht het contract te verbreken zonder enige schadevergoeding aan de huurder.

Betwistingen hieromtrent vallen onder de rechtbanken van Waals Brabant.